Zintegrowany System ZGK WODA jest to system przeznaczony do obsługi zakładu zajmującego się dostarczaniem wody, odbioru nieczystości płynnych, wywozu nieczystości płynnych i innych usług dla odbiorców.

Uruchomienie systemu. Przy uruchomieniu systemu należy wybrać użytkownika. Każdy z użytkowników ma własne hasło dostępu zmieniane co 30 dni. Po upływie daty ważności hasła system wymusza zmianę hasła.  Po zaakceptowaniu wyboru użytkownika  ikonką V przechodzimy do okna, w którym należy podać hasło. Podczas uruchamiania systemu wykonuje się sprawdzenie wszystkich elementów systemu a na ekranie przesuwa się zielony pasek postępu uruchomienia. System jest uruchomiony w chwili kiedy zielony pasek dojdzie do końca a na polu programu pojawi się  nazwisko wybranego użytkownika.

System składa się z następujących elementów :

Kartoteka z  odbiorcami – jedna, wspólna dla całości rozwiązania rozrachunki, woda, faktury, dokumenty, wezwania, ryczałty itd. Dostępna jest dla  wszystkich pracowników posiadających uprawnienia do przeglądania danych odbiorców.

W kartotece odbiorców można wyróżnić operacje

• – wyszukiwanie odbiorcy przez wpisywanie na klawiaturze części nazwy(nazwiska) odbiorcy  (włącza się filtr wyświetlający tylko tych odbiorców, którzy w nazwie (nazwisku) zawierają podany ciąg znaków)
• – kasowanie filtra wyszukiwania wykonuje się przez wciśnięcie klawisza ESC lub przez kasowanie ostatniego wpisanego znaku w filtrze klawiszem kasowania BACKSPACE,
• – dopisywanie nowego odbiorcy przez dodanie nowego indeksu (automatyczne generowanie następnego wolnego indeksu po podaniu pierwszej cyfry indeksu np 1-odbiorcy prywatni, 2-firmy , 3-inni odbiorcy itd.)
• – po zatwierdzeniu nowego indeksu wprowadza się wszystkie dane odbiorcy nazwa, adres, nip lub pesel, grupa odbiorców, konta bankowe, wyróżnik firma/osoba prywatna,
• – podgląd na pełne dane odbiorcy z możliwością poprawiania danych adresowych, grupy, konta, wyróżnika firma,
• –  podgląd sald kont księgowych z możliwością podglądu analityki konta od czasu wdrożenia do dnia bieżącego,
• – drukowanie wezwań do zapłaty dla przeglądanych zadłużeń,
• – rozliczanie zapłat z fakturami (przypisami),
• – oznaczanie i generowanie dokumentów windykacyjnych.
• – podgląd do wygenerowanych zgłoszeń do firmy windykacyjnej konkretnego odbiorcy,
• – podgląd do wystawionych wezwań do zapłaty konkretnego odbiorcy.
• – podgląd do wprowadzonych i podpisanych umów dla wybranego odbiorców.

Przy przeglądaniu danych np. stanu konta można pozostawić otwarte okna podglądu sald, analityki i przez zmianę odbiorcy, otwarte okna automatycznie aktualizują się pokazując dane nowo wybranego odbiorcy.

Rozrachunki z odbiorcami – księgowość z tytułu świadczonych usług dla odbiorców takich jak woda, wywóz nieczystości, odsetki, usługi.

Elementy rozrachunków

• – wprowadzanie dokumentów księgowych,
• – sprawdzanie dokumentu księgowego,
• – księgowanie dokumentu,
• – podglądanie sald zaksięgowanych dokumentów odbiorcy na poszczególnych  kontach księgowych,
• – podgląd analityki dla wybranego konta księgowego (podgląd wszystkich księgowań analitycznych od dnia zaksięgowania pierwszego dokumentu do ostatniego księgowania)
• – drukowanie wezwań do zapłaty w formacie zaproponowanym przez firmę np. windykacyjną,
• – naliczanie odsetek za nieterminowe wpłaty,
• – księgowanie naliczonych odsetek,
• – drukowanie zestawienia analitycznego dla konta,
• – drukowanie zestawienia syntetycznego kont,
• – drukowanie zestawienia syntetycznego zadłużeń przeterminowanych i nieprzeterminowanych,

Dokumenty windykacyjne – podsystem ewidencji przekazanych niespłaconych zadłużeń do firm windykacyjnych

• – poprawianie dat wysłanych wezwań,
• – generowanie zbioru zadłużeń do przekazania firmie,
• – dopisywanie informacji o zgłoszonych zastrzeżeń do dokumentów zgłoszonych w firmie windykacyjnej,
• – dopisywanie informacji o orzeczeniach sądowych dotyczących zgłoszonych dokumentów do windykacji,

Umowy – rejestr wszystkich umów podpisanych z zakładem przez odbiorców.

Faktury miesięczne – podsystem wystawiania faktur dla odbiorców za dostarczanie wody, wykonane usługi , wywóz nieczystości płynnych, odprowadzenie ścieków.

Dostępne funkcje :

•  dodawanie faktur do systemu,
•  poprawianie faktur już przygotowanych,
•  kasowanie faktury (uprzednio należy wykasować treść faktury)
•  wydruk graficzny faktury z podglądem na ekran,
•  wydruk graficzny faktury na drukarkę domyślną,
• wydruk graficzny oryginału faktury lub zapisanie go jako PDF do wysłania emailem,
•  oznaczanie faktur przez dwukrotne kliknięcie w polu oznacz,
•  gaszenie wszystkich oznaczeń
•  sumowanie faktur w obszarze od oznaczonej do oznaczonej,
•  księgowanie faktur oznaczonych w księgowości,
•  przygotowanie zbiorów JPK w/g wymagań Ministerstwa finansów do doczytanie ich w zbiorczym systemie rozliczeń VAT,
•  drukowanie sumarycznego zestawienia treści faktur wg wyróżników usług,
•  drukowanie rejestru faktur dla wybranej sygnatury lub całości faktur.

Woda – podsystem ewidencjonowania zainstalowanych u odbiorców wodomierzy, dokonywania odczytów, naliczanie zużycia i przygotowania danych do fakturowania.

Wpisanie odczytu do kartoteki odczytu wywołuje automatyczne naliczanie zużycia za dany okres. Zmiana ceny w dniu objętym odczytem powoduje automatyczne podzielenie odczytu od ostatniego odczytu do dnia zmiany ceny i od dnia zmiany ceny do dnia rzeczywistego odczytu. Tak naliczone odczyty przekazane są do fakturowania i bez dodatkowych operacji umożliwia wystawienie faktury.

Kartoteka ryczałtów – kartoteka, w której określa się jakie stałe opłaty ryczałtowe ciążą na odbiorcy np. opłata wodomierzowa, itp.

Kartoteka naliczonych ryczałtów – jest to kartoteka w której zapisane są naliczone ryczałty za konkretny okres obliczeniowy.

Kartoteka ta jest podstawą do fakturowania naliczonych ryczałtów. Co określony okres zostają naliczone opłaty ryczałtowe i przechowywane w tej kartotece. Przy wystawianiu faktury z tej kartoteki pobierane są wszystkie niezafakturowane a naliczone opłaty ryczałtowe. Umożliwia to fakturowania opłat stałych nawet w przypadku nieregularnego fakturowania odczytów np. związanych z budową czy nieobecności odbiorcy.

System przeznaczony jest dla małych zakładów. Umożliwia dokonywanie odczytów, fakturowania zużycia wody, odprowadzenia ścieków na podstawie wydrukowanych list dla odczytywacza, wystawiania faktur za wywóz nieczystości płynnych na podstawie kart drogowych lub potwierdzeń wywozu.

W przygotowaniu jest oprogramowanie odczytów inkasenckich na urządzeniach opartych o systemy Android z możliwością dokonania odczytu, drukowania faktury na miejscu u odbiorcy i przenoszeniem odczytów do systemu stacjonarnego.

Na potrzeby odbiorcy opracujemy również połączenie z systemem odczytów radiowych, systemów odczytów na komputerach przenośnych lub innymi źródłami danych.

Możliwa jest też instalacja całego systemu na laptopie odczytywacza, rejestrowania odczytów bezpośrednio w systemie oraz drukowania faktur u odbiorcy.